« Lorsque fin 2007, nous avons voulu refondre notre système d’information, nous avons hésité entre une approche par silos consistant à choisir le meilleur progiciel dans chaque domaine et un ERP offrant une plus grande intégration entre les fonctions« , se souvient Joël Fizycki, directeur général d’Arumtec, une petite société de services spécialisée dans la virtualisation. Leur choix s’oriente vers la seconde solution et se porte dans un premier temps sur Business One, l’offre SAP destinée aux PME, qui présentait les avantages d’une très large couverture fonctionnelle.
Des fondations technologiques modernes
« Nous avions besoin de la totalité des composants de l’ERP« , précise Joël Fizycki, directeur général d’Arumtec, qui nourrissait toutefois des réticences quant au client lourd, jugé vieillot. Il sera finalement convaincu fin 2007 par l’annonce de SAP Business ByDesign, l’offre SaaS (Software as a Service) de l’éditeur. Elle représentait à ses yeux deux avantages. D’une part, un déploiement grandement facilité. D’autre part, des fondations technologiques plus modernes, avec une interface utilisateur de type web 2.0, ainsi qu’une plate-forme d’échanges basée sur le langage XML, qui faciliterait l’ouverture d’un portail destiné aux clients et partenaires. Quant au coût, il ne fut pas discriminant. En l’occurrence, le budget total s’élèvera à 60 000 euros pour le service et 40 000 euros par an pour le logiciel.
Un important effort préalable
Bien que SAP Business ByDesign soit en mode SaaS, sa personnalisation relève d’un projet aussi lourd que pour un ERP classique. « D’autres services SaaS présentent l’avantage apparent d’être très rapidement paramétrables par un non spécialiste mais, outre leur couverture fonctionnelle restreinte par exemple au CRM, ils ne permettent pas une véritable intégration entre les fonctions dédiées aux différents services de l’entreprise, faute de prendre en compte son organisation« , précise Joël Fizycki (photo). Par exemple, avec SAP Business ByDesign, le workflow peut être mis en oeuvre dans tous les modules fonctionnels, dès lors que les circuits d’approbation ont été spécifiés. Mais cela impose un important effort préalable. Le projet s’est ainsi étalé sur six mois durant lesquels les cinq responsables des différentes activités d’Arumtec ont été fortement sollicités pour décrire les processus métier et leurs interactions. « Sur la base de ce travail, le paramétrage a été réalisé conjointement par nous et par les consultants SAP, dont nous avons apprécié l’implication« , ajoute Joël Fizycki.
Les mêmes formulaires accessibles via PC ou iPhone
Une fois le paramétrage réalisé, le déploiement technique fut pratiquement immédiat puisque les terminaux accèdent directement à une URL à partir de leur navigateur. Toutefois, un boîtier fourni par SAP et installé dans l’entreprise se comporte comme un cache qui accélère les accès. Ceux-ci s’effectuent à partir des navigateurs d’une quarantaine de PC. Mais la moitié des utilisateurs se servent de leur iPhone. Il s’agit en particulier de consultants intervenant chez des clients et désirant accéder à la base CRM de l’entreprise ou gérant leur temps dans la gestion de projet.
Ces opérations s’effectuent par le navigateur Safari du téléphone mobile d’Apple, après installation d’un certificat numérique. À chaque session, l’utilisateur doit s’identifier, ce qui supprime pratiquement les risques de fuite de données en cas de vol. Faute de formulaires spécifiques, l’iPhone affiche les mêmes pages que les PC. « La taille de l’écran est réduite mais l’iPhone est le terminal mobile le plus ergonomique que j’aie jamais utilisé, notamment grâce à sa fonction de zoom tactile« , affirme Joël Fizycki.
Cyril s’intéresse aux thématiques du SaaS et du Cloud Computing pour les entreprises.
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